Comment envoyer des mails à plusieurs destinataires ?

Il existe différents types d'envoi de mail dans l'application et ils permettent d'envoyer des mails à un ou plusieurs destinataires.

Avant de passer en revue les différents types d'envoi de mail :

• Les envois automatiques des factures clients
• Les envois depuis un état
• Les envois depuis un objet

Nous allons décrire comment définir les adresses d'envoi.

Définition des adresses d'envoi

Il faut d'abord vérifier le type de contact Courriel par défaut :

• Ouvrez la configuration
• Cliquez sur l'onglet Divers
• Vérifiez ou sélectionnez le type de contact Courriel

On peut ensuite définir les adresses d'envoi de mail :

• Ouvrez une fiche client
• Cliquez sur l'onglet Contacts
• Cochez Envoi automatique des factures clients par courriel si vous souhaitez que le client reçoive sa facture automatiquement dans sa boite mail (et si vous faites de l'envoi de mail automatique)

• Entrez une première adresse mail avec comme type de contact, le type de contact défini en configuration : cette adresse sera considérée comme l'adresse mail principale et par défaut du client et sera utilisé pour l'envoi automatique
• Entrez ensuite une ou plusieurs adresses mails secondaires
• Cochez Envoi de courriel

Vous pouvez sélectionner le type de contact par défaut ou un autre type de contact : l'obtention des adresses mail secondaires se fait soit par le type de contact par défaut soit en vérifiant la présence du caractère @ et en vérifiant que l'option Envoi de courriel soit coché.

Envois automatiques des factures clients

Une fois que vous avez défini qu'un client reçoit sa facture automatiquement par mail sur sa fiche, l'envoi de la facture du client se fera automatiquement si c'est une nouvelle facture (création de la facture à la validation d'une vente en saisie des ventes, création d'une en facture pour une vente, etc.), ou que la facture a été générée automatiquement (utilisation de la facturation automatique).

Envoi depuis un état

Lorsque vous affichez l'aperçu d'un objet, vous avez la possibilité d'envoyer l'état par courriel. Les adresses définies sur le client seront alors disponibles dans la fenêtre de courrier affiché. Seuls les objets pouvant être liés à un client (commande client, devis, facture, vente, etc.) auront les adresses de disponibles.

Exemple :

• Ouvrez la liste des factures
• Sélectionnez une facture
• Cliquez sur le bouton Imprimer dans le ruban

L'aperçu de l'état est alors affiché.

• Dans la prévisualisation de l'état, cliquez sur Envoyer par courriel en tant que

• Enregistrez l'état sur votre disque

La fenêtre d'envoi de courrier (Outlook dans l'exemple) est alors affichée, vous permettant d'envoyer la facture manuellement.

Envoi depuis un objet

Il existe une action qui permet d'envoyer un mail depuis n'importe quel objet. Comme pour les états, Seuls les objets pouvant être liés à un client (commande client, devis, facture, vente, etc.) auront les adresses de disponibles.

Pour que l'action soit disponible, il faut définir le paramétrage en configuration, ci-dessous un exemple pour le faire :

• Allez en configuration
• Développez le nœud Documents
• Cliquez sur Modèles de mail

• Créer un modèle de mail

• Sauver le modèle de mail

Dans l'exemple, un modèle de mail a été créé pour l'objet Commande client, l'action sera donc disponible sur la liste des commande client.

• Ouvrez la liste des commande client
• Cliquez sur l'action nouvellement affiché : Envoyer courriel

La fenêtre d'envoi de courriel est alors affichée.

Dans la liste de courriels, vous pourrez alors choisir quelle adresse mail vous souhaitez utiliser.