Anonymisation des données personnelles

Depuis Mai 2018, le Règlement Général pour la Protection des Données personnelles régule le traitement des données des utilisateurs par les entreprises. Une des méthodes préconisées par la CNIL est l'anonymisation.

"L’anonymisation est un traitement qui consiste à [...] rendre impossible, en pratique, toute identification de la personne par quelque moyen que ce soit et de manière irréversible." (Source : cnil.fr)

Anonymisation des tiers

Il y a 2 manières d'anonymiser les tiers dans l'application : manuellement ou en automatique.

Les données personnelles qui seront anonymisées sont celles des :

• Clients (inactifs pendant plus de 3 ans)
• Prospects (inactifs pendant plus de 3 ans)
• Utilisateurs (inactifs pendant plus de 5 ans)

Pour le faire manuellement :

• Allez en configuration
• Cliquez sur Anonymisation des tiers

• Cliquez sur OK sur le message d'information
• Si des tiers à anonymiser ont été trouvés, cliquez sur Oui

Les tiers sont alors anonymisés.

En automatique, l'anonymisation se fait via le service Legend :

Pour cela il faut d'abord que le service Legend soit installé, ensuite il faut configurer et activer la méthode AnonymisationAutomatique.

Les tiers seront alors anonymisés automatiquement ou tout du moins vérifiés à la fréquence définie dans la méthode.

Clients qui seront bientôt anonymisés

Il existe également une fonctionnalité permettant d'afficher les clients qui seront bientôt anonymisés. Cela vous donne la possibilité de recontacter le client avant que l'anonymisation automatique ne se fasse.

Avant d'y accéder :

• Aller en configuration générale
• Cliquez sur Divers
• Définissez le rappel (en mois) avant l'anonymisation automatique (par défaut à 1)

Vous pouvez ensuite accéder à la liste des clients qui seront bientôt anonymisés soit :

• A la demande :
  
  • Aller en Configuration
  • Déplier le nœud Tiers
  • Cliquez sur Clients qui seront anonymisés

• A l'ouverture de l'application en donnant le droit adéquat au(x) groupe(s) d'utilisateurs :
  • Ouvrez le groupe d'utilisateurs qui vérifiera la liste
  • Cocher le droit Affichage des clients qui seront anonymisés à la connexion au groupe

• • Sauver le groupe d'utilisateurs

Fichier Excel de mailing des clients qui seront bientôt anonymisés

Une fois la liste des clients qui seront bientôt anonymisés affichée (si il existe des clients dans ce cas), vous avez la possibilité de créer un fichier Excel de mailing afin de contacter les clients.

Pour cela :

• Cliquez sur Créer le fichier Excel de mailing dans le ruban de la liste affichée