La fiche client

Dans cette vidéo, découvrez la fiche client et ses principaux onglets :

 La fiche client est l'endroit où toutes les informations liées à un client se retrouvent.

Dans cet article, nous vous présenterons les principaux éléments à remplir sur la fiche client. Les éléments un peu plus spécifiques seront détaillés dans d'autres articles Zendesk avec des liens directement dans cet article pour y accéder.

 

 Tout d'abord "Comment créer une fiche client ?"

• Dans le menu Ventes, cliquez sur Clients (la liste des clients s'affiche) 

• Cliquez sur Créer dans le ruban

La fiche client est alors affichée. 

Vous trouverez ci-dessous une description détaillé de chaque partie de la fiche client. 

 

 Cadre n° 1

• Les champs "Civilité", "Nom", "Prénom".

Il sera obligatoire de renseigner soit le Nom soit le Prénom pour la création d'un client ( Possible de remplir qu'un seul des deux).

• Le champs "Organisation"

Ce champ permet d'affecter un secteur d'activité ou une organisation spécifique à vos clients.

Exemple: Pour une station service, permettre l'identification rapide des clients dont l'organisation est "Ambulance" ou "Taxi".

• Type de Client

Ce champ permet d'affecter un client selon ses conditions de règlement :

- Comptant : Le client paye a la caisse au moment de la vente. Il n'aura pas de facture.

- Crédit simple : Le client paye à crédit et sa facture est différée par rapport à la vente.

- Facturation immédiate : Le client paye à crédit et a sa facture à la vente.

- Règlement immédiat : le client paye au comptant mais une facture est établie pour chaque vente.

 

 

Cadre n°2

• Le code du client s'incrémente automatiquement et celui-ci est unique.

• Le champs segment.

Ce champ permet un découpage des informations et a pour but d'établir des sous-ensembles pour une meilleure analyse des données (ex : B2C, B2B, etc...)

• Le compte comptable :

Celui-ci est attribué automatiquement par le logiciel en fonction du nom, prénom et du code du client. Ce compte sera utilisé pour la saisie comptable des mouvements de ce client ( Vente, règlement).

 

Cependant vous pouvez modifier le compte si la situation l'exige par le bouton .

 

Cadre n° 3 

• Le numéro de client :

Vous définissez un numéro spécifique pour vos clients.

Celui-ci peut correspondre à l'ancienneté du client (date de première vente).

Dans une gestion multi-enseignes, vous pouvez également connaitre l'origine du 1er achat du client. Cela vous permet de savoir de quelle boutique de votre enseigne il provient. 

Tout dépend l'usage que vous en faites.

• Le champ "Classement"

Ce champ permet de définir un classement de vos client en 3 critères :

1. Bon
2. A surveiller
3. Douteux

Il vous sera possible de le modifier selon l'évolution de vos clients

• Le champ "Utilisateur Création"

Ce champs sera automatiquement renseigné par le nom de l'utilisateur qui créé la fiche client.

 

 

 

• Le champ "commercial" .

Il est utilisé pour renseigner le nom et le prénom de l'un de vos commerciaux qui sera affecté à ce client.

Cadre n°4 : Les onglets

Saisir une adresse (ou plusieurs adresses) du client :

• Dans l'onglet "Adresses"

Positionnez-vous sur "Adresses"

• Complétez l'adresse de facturation avec le détail de l'adresse du client, le code postal et la ville. Vous pouvez changer le libellé de l'adresse si vous le souhaitez (cette adresse est créée automatiquement à la création d'un nouveau client)

Le bouton  vous permet de créer une ou plusieurs adresses.

• Si vous souhaitez ajouter une autre adresse (une adresse de livraison ou une adresse temporaire par exemple), cliquez sur le bouton puis complétez les différents champs de la même manière que précédemment.

Lors de l'impression d'une facture par exemple, vous pourrez sélectionner l'adresse correspondante à la situation du client.

Cliquez sur

Ajoutez les contacts :

• Sur l'onglet "Contacts"

Vous pouvez ajouter les coordonnées vous permettant de joindre le client (téléphone, courriel, etc.) et de définir l'envoi de mail automatique au client (si vous l'avez configuré) :

• Cochez Le client ne veut pas recevoir de mail si un client vous l'a indiqué (et si vous faites de l'envoi de mail automatique)
• Cochez Envoi automatique des factures clients par courriel si vous souhaitez que le client reçoive sa facture automatiquement dans sa boite mail (et si vous faites de l'envoi de mail automatique)

Vous pouvez ajouter les coordonnées vous permettant de joindre le client (téléphone, courriel, etc.). 

 

 Important ! Le RGDP

Cliquez ICI pour consulter l'article sur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

On retrouve ensuite deux parties sensiblement similaires : les contacts et les personnes.

Les personnes auront plus d'utilité pour un client de type "entreprise", par exemple. On va créer une ou plusieurs personnes qui auront une liste de contacts associés.

Pour créer un contact :

• Remplissez la ligne vide de la liste des contacts en choisissant le type de contact, le nom de la personne et le libellé

• Validez en appuyant sur la touche Entrée.
• Terminez en cliquant sur Sauver.

Pour créer une personne :

• Cliquez sur Créer dans la liste des personnes

• Dans la fenêtre affichée, remplissez les informations voulues (Civilité, Nom, Prénom, Fonction, Service) puis créez le ou les contacts de la personne.

• Terminez la création de la personne en cliquant sur le bouton .

Ensuite, continuez en complétant les informations générales contenues dans les onglets :

Onglet Remises :

Vous pouvez définir des conditions particulières sur les remises accordées à vos clients. 

Une remise globale accordée est de 2 %, signifie que le client aura une remise de 2% sur tous les articles.

En saisie des ventes, vous retrouvez cette remise pour le compte de votre client.

• Remise pour les familles

Vous pouvez définir des conditions particulières pour certaines familles d'articles ou pour des articles.

Sur cet exemple, une remise est accordée pour ce client sur la famille "Cafés".

Le bouton  vous permet de créer une remise.

Double-cliquez sur la remise pour avoir plus de précisions.

En saisie des ventes, vous retrouvez la remise accordée à votre client sur la famille d'articles "Cafés".

Onglet Règlements :

 Cet onglet contiendra toutes les informations sur la manière de payer du client :

• Choisissez un mode de règlement si le client a un mode de règlement préféré.
• Choisissez un type de tarif pour l'utiliser automatiquement dans les documents de vente (Comment avoir plusieurs tarifs pour un article ?).

Vous retrouvez ces informations en saisie des ventes.

Sur "Informations" :

• Définissez une échéance de facturation pour vous permettre de générer automatiquement des factures.

• Définissez une échéance de règlement afin de connaître automatiquement lors du passage en caisse du client si son échéance de règlement est dépassée.

Le message ci-dessous s'affichera en saisie des ventes.

Le paramétrage des échéances est proposé dans la fiche du client sur l'onglet "Règlements".

• Si le client a déposé une caution, cochez Le client a déposé une caution et saisissez l'échéance du chèque de caution ainsi que son montant.

Pour bloquer le crédit pour un client :

• Cochez Le crédit est bloqué pour ce client (les ventes à crédit sont interdites)

A noter : le type de client doit être "comptant" ou "règlement immédiat".

Si vous décidez de ne plus accorder de crédit à un client, vous cochez la case correspondante.

Cela sous-entend que le type de client ne sera plus "facturation immédiate" ou "crédit simple".

Pour définir le montant du crédit autorisé pour un client, vous avez 2 possibilités :

• Soit cocher Le crédit accordé est égal à la caution déposée,
• Soit définir le plafond crédit.

Le montant du plafond crédit est à 50,00 euros.

En saisie des ventes, vous sélectionnez votre client.

Legend vous alerte que le plafond crédit sera dépassé de 100,00 euros car le montant de la vente est 150,00 euros.

Cliquez sur .

Si vous décidez de continuer, vous aurez le message suivant :

En cliquant sur , vous procédez à l'encaissement du règlement.

En cliquant sur , vous revenez sur la vente.

Si vous décidez à nouveau de valider celle-ci, vous procéderez à la facturation de la vente.

Pour permettre la vente de carnets de bons société et leur utilisation pour régler une vente :

• Cochez Gestions des bons.

Pour plus de précisions sur l'utilisation des bons cliquez ICI

• Pour désactiver un client , décochez Actif

A noter : le client n'est pas supprimé. C'est seulement qu'il ne sera pas visible sur la liste des clients.

Tout dépend de la "vue" par défaut que vous avez sélectionnée.

Onglet contrats :

Legend vous permet d'établir des contrats avec vos clients.

Cliquez sur   pour créer un nouveau contrat.

Onglet historique :

Vous accédez à l'historique des opérations effectuées sur votre client, sa situation financière, les ventes effectuées et le détail de chacune d'elles.

A noter : vous pouvez interagir avec les opérations effectuées. A savoir : modifier un règlement, générer la facture, créer une vente d'annulation. 

 

Onglet pièces jointes :

Vous pouvez intégrer une ou plusieurs pièces jointes sur les fiches de vos clients.

Les fichiers peuvent être des documents professionnels tels que le Kbis de l'entreprise, des certificats ou attestations GNR.

Rappel : Cliquez ICI pour consulter l'article sur le règlement général sur la protection des données (RGPD).

 

Onglet rendez-vous :

Cette fonction vous permet de gérer les rendez-vous de vos commerciaux.

 Le planning des commerciaux est proposé sur la barre de navigation.

 Onglet Véhicules :

Cette fonction vous permet d'identifier les véhicules de vos clients (ambulance, etc...), mettre à jour en temps réel le kilométrage du véhicule en saisie des ventes et d'autoriser un article pour le véhicule.

Vous renseignez les information relatives au véhicule :

Marque, type, immatriculation (que vous retrouverez en saisie des ventes), kilométrage.

Collaborateur, article autorisé (sélection de l'article).

En saisie des ventes, le seul article qui doit être autorisé pour le client WilLow Sébastien est :

- AD BLUE AIR 1 ENGEN 20L

Sur cet exemple, l'article qui n'est pas autorisé est la référence 1228 : Baguette Réunionnaise Sésame.

Vous retrouvez sur votre droite, le modèle de véhicule et sa plaque d'immatriculation.

Cliquez sur 

Vous renseignez le kilométrage.

Cliquez sur 

Vous obtenez un message d'erreur faisant référence à l'article non autorisé.

 

DIVERS

• Cochez la case Client divers si vous souhaitez créer un client représentant, par exemple, les clients de passage. Cela peut servir à établir des statistiques sur les clients ayant acheté mais qui ne se sont pas enregistrés.