Comment envoyer une facture ou un ticket de caisse par Courriel (Dématérialisation) ?

Contexte

Dans le cadre de la dématérialisation des documents de vente, il est désormais possible d’envoyer directement par courriel le ticket de caisse d’une vente au comptant. Cette fonctionnalité permet de simplifier la gestion administrative en évitant l’impression papier et en favorisant l’archivage numérique.

Fonctionnalité Clé : Touche F12

Lorsque vous travaillez dans l’écran de validation de vente , vous pouvez utiliser la touche F12 pour déclencher l’envoi du ticket par courriel. Le système se charge de :

• Valider la vente en cours.

• Vérifier si le client est bien enregistré en tant que client comptant.

• Déterminer si le client dispose déjà d'une adresse courriel enregistrée :

  • Si une adresse est déjà renseignée : Le courriel sera envoyé directement à partir des coordonnées enregistrées.

  • Si aucune adresse n’est enregistrée : Une fenêtre de saisie s’ouvre pour vous permettre de saisir une adresse courriel. Celle-ci est ensuite affectée au client (enregistrement du contact) et utilisée pour l’envoi.

Conditions Pré requises

Pour que la fonction d’envoi par courriel soit active, il est impératif que la configuration système soit correctement renseignée. En particulier :

• Le serveur SMTP  doit être défini dans les paramètres de configuration.

• Si le serveur SMTP n’est pas renseigné, la fonction d’envoi par courriel n’est pas activée et l’option d’envoi ne sera pas prise en compte lors de la saisie d’une vente.

Processus de Validation avec la Touche F12

1. Activation
   Lorsque vous appuyez sur la touche F12 pendant la validation d'une vente au comptant, le système exécute la méthode interne qui gère ce raccourci.

2. Vérification de la Configuration SMTP
   Avant de poursuivre, le système vérifie que l’adresse du serveur SMTP est renseignée dans la configuration.

   • Si elle est absente, le raccourci ne déclenche aucun envoi de courriel.

   • Sinon, le processus se poursuit.

3. Traitement selon le Statut du Client

   • Client enregistré avec adresse courriel :
     Le système utilise l’adresse courriel enregistrée pour envoyer le ticket de caisse par courriel.

   • Client enregistré sans adresse courriel :
     Une fenêtre de saisie (formulaire de saisie de l’adresse e-mail) s’affiche pour vous permettre de renseigner l’adresse. Celle-ci est alors enregistrée dans le contact du client et utilisée pour l’envoi du courriel.

   • Client non enregistré (vente sans client défini en base) :
     Le système crée temporairement un client "comptant" en mémoire, vous invite à saisir l’adresse courriel, puis procède à l’envoi du ticket par courriel.

4. Envoi du Courriel
   Une fois la vente validée et le client identifié avec une adresse courriel (soit existante, soit saisie à la volée), le système génère le ticket de caisse (avec un nom de document basé sur la date de la vente) et l’envoie par courriel via la méthode dédiée.

Remarques Complémentaires

• Dématérialisation :
  Ce processus s’inscrit dans une démarche globale de dématérialisation, permettant d’éviter l’impression papier et de centraliser les tickets de caisse sous forme numérique.

• Expérience Utilisateur :
  Si l’envoi du courriel est long, un indicateur visuel (sablier ) peut être affiché afin d’informer l’utilisateur que le traitement est en cours. Cela garantit que vous savez que la demande a bien été prise en compte.

• Sécurité et Enregistrement :
  L’adresse courriel saisie est enregistrée dans le contact du client afin d’assurer une traçabilité et permettre de futurs envois sans nécessiter une nouvelle saisie.